Sisteminizde izlenebilirlik yoksa kalite sistemini yapılandırmış olamıyorsunuz. Bu gerçek, ülkemizde tam olarak anlaşılmış değil.
Akreditasyon denetimlerinde net olarak gözlemliyoruz. Kurum ve kuruluşlarda kalite kontrol sisteminin kurulduğu söyleniyor. Ancak kalite kontrol ile kalite güvencesi arasındaki farkın net olarak bilinmediği anlaşılıyor. Değerlendirici olarak uygulamaların performanslarının nasıl sağlandığını, izlendiğini ve iyileştirildiğini gözlemlemek zorundasınız. Bu da ancak kurulmuş olan kalite güvence sistemi ile anlaşılabilir.
Kalite güvencesi adı üzerinde güven sağlamaktır. Güven de ancak kanıtlanarak sağlanır. Kalite kontrol programının kurulması sadece başlangıçtaki aşamadır. Hem kullanılan kalite kontrol prosedürünün kaliteli olduğu hem de uygulamanın performansı kanıtlanmalıdır.
Kalite kontrol “Planla-Uygula-Kontrol et-Önlem Al” (PUKÖ) döngüsü olarak ifade edilen kalite çemberinin üçüncü aşamasıdır. Planlayıp uygularsınız. Uygulamaların başarılarını kalite kontrol programlarıyla ölçersiniz. (
Tabii ki ölçmede kullandığınız kalite kontrol prosedürlerinin de kaliteli olduğunu kanıtlamış olmalısınız). Daha sonra uygulamalarınızın başarılarını kalite kontrol sonuçlarını kullanarak değerlendirirsiniz.
Bu değerlendirme sonuçlarına göre performansınızı ölçmüş olursunuz. Performansınız yeterli değil ise neden-sonuç analiz ile performansı etkileyen faktörü veya faktörleri bulur, buna göre önlem alır ve yeniden planlarsınız.
İzlenebilirlik tüm bu aşamalarda olmazsa olmazlardandır. ISO 9001 Kalite Sistem Standardıyla çalışanlar bilirler. Yönetimin gözden geçirme toplantıları yapılır. Bu toplantılar izlenebilirliği iyi yapılandırılmış kurum ve kuruluşlarda başarılı olabilir.
Bir kurum ya da kuruluşta izlenebilirlik sistemi kurulmadıysa o kurumda kalite sisteminin kurulduğundan tam olarak bahsedilemez. Akreditasyondan ise hiçbir şekilde bahsedilemez.
İzlenebilirlik adlandırmadan da anlaşılacağı gibi neyin, niçin, ne zaman, nerede, nasıl ve kim (5N-1K) tarafından yapıldığının belirli olmasıdır. Bunun yanında birbiriyle ilişkili olan ardışık, paralel ve çapraz uygulamaların gerçek hayatta yapıldığı şekliyle ilişkilendirilmesidir.
İlişkilendirme iyi yapılırsa uygulamalar bütünsel olarak izlenebilir, dolayısıyla iyileştirmeler daha gerçekçi yapılabilir. Örneğin, satın alma birimi kararlarının bir hastanede yapılan tüm işleri etkilediği bilinir. Kayıttaki bilgisayar yavaş çalışıyorsa işler yavaş yürür. Ameliyatta kullanılan araçlar iyi değilse ameliyat başarılı olamaz. Hiç unutmuyorum. Eşim Ağrı Devlet Hastanesine rotasyon ile gönderilmişti. Yıl 1979 idi. Ben de beraberdim. Kurşunlanma olgusu gelmişti. Genel cerrahla birlikte hastanede bulunan tüm cerrahlar ameliyata girmişlerdi. Bağırsağında 8 delik var diyorlardı. Ancak dikişte kullanılan iplik kopuyor diyorlardı. Askeri hastaneden ameliyat ipliği isteyelim diye konuşuyorlardı.
Ameliyathane girişindeki odadaydım. Yaralının tüm yakınları hastaneye girmişler, ameliyathane koridorunu doldurmuşlardı. Sloganlarla bağırıyorlar, tehditler savuruyorlardı. Bir taraftan da bu stres vardı. Ameliyathaneden çıkıp askeri hastaneye gidilemeyecek bir durum vardı. Koridora çıkarak o kadar yüksek sesle seslendiğimi ve konuştuğumu anımsıyorum ki yolu açtılar, personel Askeri Hastaneye gönderildi. Alınan ipliklerle kişinin hayatı kurtarıldı.
Burada asıl vurgulamak istediğim konu (
öyküyü de bitirmek istediğim için uzadı) satın alma yetkililerinin satın aldığı ameliyat ipliğinin kalitesidir ve açıkladığım gibi yapılan ameliyatın performansını etkilemesidir.
Bu ilişkilendirme örnekleri çok sayıda ve 5N-1K’nın tüm faktörleri için yazılabilir. Önemli olan ilişkili olanların izlenebilmesidir. Bunun için yol haritaları hazırlanır.
Yol haritaları yapılan uygulamanın tüm elemanlarının 5N-1K yaklaşımıyla ele alınmasıyla hazırlanır ve izlenir. Bu işlem oldukça, bilgi, beceri ve yetkinlik gerektirir.
Bu bağlamda açıklamak istediğim kalite sisteminin kurulmasında sadece istenen dokümanların hazırlanmasını yeterli olmayacağıdır. Dokümanlar ve onların içerikleri izlenebilir değilse ve bu izlenebilirlik iyileştirmelerde kullanılmıyorsa, kurulan kalite sistemi biraz iyileştirme sağlıyor gibi görünse de yeterli olmamaktadır.
İyi bir hafta dileklerimle,
Saygı ve Sevgiyle kalın…