Gözlemlerime ve deneyimlerime göre ülkemizde kalite yönetim sistem şartlarının yerine getirilmesinde sorunlar var. 

“Süreç Temelli Yönetim: Dijital Dönüşüme Hazır mısınız? (Kamu Kurumları, Özel Kuruluşlar ve Sivil Toplum Kuruluşları için)” başlıklı kitabımda, 3 sistemi kısaca açıkladım.

Bunlar; ABD Klinik Laboratuvar Standartları Enstitüsünün (CLSI) kalite sistem şartlarına odaklı kalite yönetim sistemi, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemleri Şartları ve Avrupa Kalite Yönetim Vakfının (EFQM) EFQM Modelidir. 

Deneyimlerime göre CLSI’nın 12 kalite sistem şartının yerine getirilmesi durumunda ISO 9001:2015 ve EFQM Modeli için hazır olunabiliyor (tabii ki kuruluşun kalite kültürü de çok önemli). Kitapta bu şartlara odaklandım.

On iki kalite sistem şartı var ve aşağıdakileri içeriyor:

• Kuruluşun kalite yönetimi açısından organizasyonu
• Dokümanlar ve kayıtların yönetimi
• İnsan kaynakları yönetimi
• Ekipman/Donanım yönetimi
• Satın alma ve envanter yönetimi
• Süreç yönetimi
• Uygunsuzlukların yönetimi
• Değerlendirmeler
• Süreç iyileştirme (risk yönetimi ve değişim yönetimini de kapsar)
• Bilgi yönetimi
• Tesisler ve Güvenlik
• Müşteriye odaklılık

Her kalite sistem şartının sağlanması için üç temel başlıkta hazırlık yapılıyor: Her şart ile ilgili politikalar, her politikanın yerine getirilmesi için yürütülen süreçler, her süreçle ilgili prosedürler, formlar ve kayıtlar. 

Politika “Ne yapıyoruz?” sorusuna yanıttır. Dolayısıyla söz verilen taahhütleri içerir.

Politikada belirtilen taahhütlerin eyleme geçirildiği, süreçlerle kanıtlanır. Tanımlanmış süreçler; söz verilen taahhütlerin yerine getirilmesinde planlanan, “Eylemlerin nasıl ve kimler tarafından yürütülmektedir?” sorusunu yanıtlar.

“Bu eylemi neyle, ne zaman, nerede, hangi koşullarda ve kimler için yürütüyorum?” sorusu prosedürlerle yanıtlanır. Kayıtlar önemli kanıtlardır. Bunlar için de formlar hazırlanır. Üçüncü aşama, uygulamalar sırasında olası değişkenliklerin yaşanmaması için üretilen dokümante bilgileri içerir. Bunları “bilgilendirici, yönlendirici, kolaylaştırıcı ve kanıtlayıcı (BYKK)” dokümanlar olarak adlandırıyorum.

Kalite yönetimi dokümanlarıyla ilgili, zaman alıcı gibi çeşitli söylemler bulunmakta. Derin bilgi açığı olan ve dijitalleşme açısından yetenekli olmayanlar bu zorluklardan bahsediyor. Bunu da paylaşmak istedim.  

Öğrenmek gerekiyor. Öğrenmeyi istemek gerekiyor. 

Kuruluşunuzda kalite yönetim sistemini hakkıyla kurmadıysanız, dijital dönüşümde işiniz çok zor. Kurmak istediğiniz otomasyon da satın almak veya ürettirmek istediğiniz yazılımlar da çöpe gider.

İyi bir hafta diliyorum.  

Sağlıklı, Sevgi ve Saygıyla kalın.