Doküman ve kayıtlar önemli. Ancak yaşıyorsa…

Kalite yönetiminde temel amaç belirsizliklerin yaşanmamasıdır. Bunun için dokümanlar yazılır. Kayıtlar tutulur.  

İşin yürütülme basamakları süreç iş akışıyla gösterilir. Sürecin gerçek hayatta kim tarafından, ne zaman, nerede, nasıl uygulanacağı açıklanır. Bu doküman prosedürdür. Yazılmakla bırakılmaz. Prosedür eğitimi gerçekleştirilir. Her çalışanın öğrendiğini kanıtlayan kayıtlar tutulur. Prosedür, başlangıçta bu şekilde yaşama geçirilir. 

Her çalışan bu prosedürü okuyarak işi hakkında bilgi kazanmış olur. Bu şekilde bilgisizlik riskine karşı önlem alınır. Süreç sorumluları çalışanlarla birlikte gerçek hayata uymayan yerler varsa belirli aralıklarda tartışırlar. Geribildirimlere göre gerekiyorsa iş basamaklarını ve ilgili prosedürü güncellerler. Prosedür bu şekilde yaşatılmış olur. 

Sürecin yürütülmesi sırasında yaşanması olası olaylar gözden geçirilir. Bunlar sürecin işletilmesini etkileyen risk olaylarıdır. Sorun yaratacak risk olayları kontrol altına alınmalıdır. Bunun için risk kaydı yapılır. Risk kaydı bir dokümandır. 

Hangi risk olayıyla nasıl başa çıkılacağına karar verilir. İş yürütülmeden önce alınacak önlemler belirlenir ve alınır. Risk kaydına yazılır. Risk kaydı başlangıçta bu şekilde yaşama geçirilir. 

İş yürütülürken dikkat edilmesi gereken kontroller belirlenir. Bunlar için de doküman hazırlanır. Risk olayı gerçekleşirse nasıl düzeltici eylem yapılacağı yazılır. Bu şekilde risk aksiyonları dokümanı yaşatılır.

İş bitirildikten sonra bu dokümanlara ve alınmış kayıtlara göre rapor hazırlanır. Bunları yönetim gözden geçirerek tekrar etmemesi için planlar yapar. Bunlar da gerçek yaşam hakkında önemli kayıtlardır.  

Risk olayları sürekli oluşuyorsa buna göre büyük önlemler alınması gerekebilir. Örn. yeni cihaz, yeni insan kaynağı vb. İş sırasında öngörülemeyen olaylar da kaydedilir. Belirli aralıklarla gözden geçirilir. Bu şekilde risk kaydı dokümanı sürekli yaşatılır.

Kalite yönetim sistemi belgesi için dokümanlar hazırlanıyor ve raflarda kalıyor. Çalışanların haberi olmuyor. Özellikle, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemleri Şartları Standardı süreç yaklaşımı ve risk temelli düşünceyi temel alıyor. 

Gözlemlediğim kadarıyla işin mutfağını anlamamış kişiler tarafından hazırlanan dokümanlar bulunmakta. Özellikle risk olasılık ve şiddet matrisi hazırlanınca iş bitmiş gözüyle bakılıyor. 

Dokümanların bilgileriyle yaşatılması gerekiyor. Bu alışkanlık önemli. Yoksa sürekli aynı problemlerle karşılaşılır. 

İş hayatı ve gerçek hayat örneklerle dolu… 

İyi bir hafta diliyorum. 

Sağlıklı, Sevgi ve Saygıyla kalın.