Uluslararası Standardizasyon Kuruluşu (ISO) kalite yönetim sistemi belgesi denetimlerinde, 2015-2018’den itibaren risk temelli düşünceyi şart koşuyor. Risk temelli düşüncenin iş süreçlerine uygulanması bekleniyor.
Operasyondan önce, her sürecin amacına ve hedefine erişilmesi için tüm şartlar sağlanır. Ancak şartlar ne kadar sağlansa da gerçek hayatta uygulanırken çeşitli olaylarla karşılaşılır. Değişkenlikler yaşanır.
Sistem kurulurken, süreç hedefini etkileyecek olaylar değerlendirilir. Süreç için önem ve etki dereceleri belirlenir. Riskler kaydedilir. Risk olayı oluşursa, hedefe erişilmesini engellememesi için iş basamaklarına uyarı noktaları yerleştirilir. İzlenir. Oluşursa düzeltici faaliyetler gerçekleştirilir.
İyileştirme aşamasında sık oluşan olaylar için iyileştirme önlemleri planlanır ve uygulanır.
Risk olayı çeşitli yollarla belirlenir. Çeşitli teknikler vardır. Beyin fırtınalarıyla gerçekleştirilen ilk uygulama, sorularla gerçekleştirilen uygulamadır.
Süreç hedeflerine erişilememesi durumunda bir seri soru sorulur. Süreç performansı temel olarak süre, kalite, maliyet ve esneklik boyutlarında incelenir. Çoğunlukla süreç bileşenleri ve süreç elemanlarına indirgenir. Ardından da ana sorumlular belirlenir.
Ürün gecikti. Hizmet gecikti. Ürün ve hizmet standartlarına uymuyor (kalitesi yeterli değil). Kalitesine göre çok pahalı. Gibi sonuçlar hedefe erişilemediğini gösterir. Bu durumlarla ilgili soru silsilesi şu şekildedir:
Ürün/hizmet gecikir. Gecikmenin etkisi ne olur? Müşteri zamanında yararlanamaz. Kuruluşa negatif puan verir. Kuruluşun saygınlığı zedelenir. Bu etkilerin sebepleri nelerdir? Personel zamanında gelmez, işine çok ara verir, cihaz arızalanır vb. Hedefe erişilmesini etkileyen risk olayı nedir? Zaman yönetimine önem verilmemesi vb. Bu tehlikeli uygulamanın veya uygulamaların kaynağı/kaynakları nedir? Personel. Personeli kim atar, görevlendirir, eğitilmesini sağlar ve sürekli izler? Yönetim.
Ürün/hizmet standartlara uymuyor. Standartlara uymamasının etkisi nedir? Müşteri bir daha satın almaz veya hizmeti almaz. Müşteri memnuniyetsizliği yüksektir. Kuruluşun saygınlığı zedelenir. Bu etkilerin sebepleri nelerdir? Personel, bilmez umursamaz vb. Makine-teçhizat etkili ve verimli değildir. Hedefe erişilmesini etkileyen risk olayı nedir? Ürün için standartlara uyulması konusunda bilgilendirmenin bulunmaması. Ürün ve hizmet standardına uyulduğunun kanıtlanması sisteminin bulunmayışı. Bu tehlikeli uygulamanın veya uygulamaların kaynağı/kaynakları nedir? Personel, makine-teçhizat, yerleşim, ortam şartları vb. Personeli kim atar, görevlendirir, eğitilmesini sağlar ve sürekli izler; makine-teçhizatın satın alınması politikasını kim belirler; yerleşim ve ortam şartlarını kim yönetir; kısacası varlıkları kim sağlar? Yönetim.
Kalite gurularından Juran kuruluşun performansının %85 sistemden %15 insandan; toplam kalite yönetimi babası Deming ise %98 sistemden, %2 insandan kaynaklandığını vurgularlar.
Süreçlerinizde risk değerlendirmesi yaparsanız, %98 yönetimden kaynaklandığını göreceksiniz. Yöneticilikle liderlik arasındaki farklara bu nedenlerden dolayı çok vurgu yapılır.
İlk önderlik yapanlar liderlik özellikleri taşırlarsa ve sistemi sağlam kurarlarsa yararlı oluyor. Ancak her gelen yönetimin liderlik özelliklerini taşıması sağlam sistemlerin sürdürülmesi için çok önemli.
İyi bir hafta diliyorum.
Sağlıklı, Sevgi ve Saygıyla kalın.
