ISO 9001 Kalite yönetimi sistemi, akreditasyon ve mükemmellik modelleri belgelerinin hak edilmesi için dokümanları hazırlarım diye yaygın bir yaklaşım vardır. “Danışman tutarım onunla birlikte hazırlanır” diye düşünülür. Danışman gerekebilir. Ancak danışman hazırlamamalı. Danışman, kuruluş çalışanlarının öğrenmesini sağlamalı. Her dokümanı çalışanlar hazırlamalı.
“İnsan katkı koyduğu şeyi sahiplenir” gerçeği her alanda geçerli.
Belirli görevlerim gereği, değerlendirmeler ve denetlemeler yapıyorum. Bu nedenle, sadece dokümanların hazırlanmasının, kalite için yeterli olmadığını gözlemleme olanağım oluyor.
Bu yaklaşımın zararları gözlemlendiği için ISO 9001:2015 Standardında kalite temsilcisi şartı kaldırıldı. Şu kadar prosedür vb. olmalı gibi doküman hazırlanması şartı da kaldırıldı. Bu uygulamalar; kaliteden sorumlu üst yönetici ve koordinatörler; bilgilendirici, yönlendirici ve kolaylaştırıcı doküman olmayacak demek değildir.
Önceki şartların bulunması, “Kuruluşta herkes kalite, kalite temsilcisinin işidir”, “Zorunlu dokümanlar hazırlandı, nasıl olsa belgeyi alırım, işim bitti” alışkanlıklarına neden oldu. Bu şekilde, kalite kültürünün yerleşemediği gözlendi.
Doküman hazırlanıyor. Erişilebilir olmuyor. Erişiliyor. Güncellenmiyor. Doküman yaşatılmıyor. İlgili kişilerin katılımı olmadan oluşturulduğu için sahiplenilmiyor.
İlgili kişilerin kuru kuruya katılması da işe yaramıyor. Yönetim, çaba göstermeli. İşin içinde olmalı. Çalışanlara ve ilişkili dış paydaşlara sürekli eğitimler planlanmalı. Eğitimler, çalışanların ve paydaşların ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde düzenlenmeli. Onları motive etmeli. İş dışındaki yaşamlarında yararlı olmalı. Çocuklarına, gelecek için öğrenecekleri bilgileri aktarmalarını sağlamalı.
Kalite kültürünün varlığı “liderliğin tutarlı, kararlı ve şeffaf olması; çalışanların kaliteyi sahiplenmesi ve sürekli iyileştirmenin tüm kuruluşa yaygınlaştırılmış olması” ile anlaşılır.
Bilgilendirici, yönlendirici ve kolaylaştırıcı dokümanların hazırlanması yeterli değildir. Dokümanlar yaşatılmıyorsa çalışanlar kaliteyi sahiplenmemiştir.
Tüm uygulamalardaki aksaklıklar belirlenip yönetimin gözden geçirme toplantılarında değerlendirilmiyorsa kalite sahiplenilmemiştir.
Yönetici her aşamada yer almıyorsa kuruluşta kalite sahiplenilmemiştir.
Dokümanlarınız bulunuyor ve başarılarınızı haberlerde paylaşıyor olsanız da kuruluşunuzda kalite kültürünün bulunduğu kanıtlanmıyor.
İnternet’te ve sosyal medyada sadece başarıların paylaşılması kalite gibi algılanıyor. Kesinlikle değil.
Dikkat çekmek istedim.
İyi bir hafta diliyorum.
Sağlıklı, Sevgi ve Saygıyla kalın.
