Sistematik olmak, işlerin belirli bir sistem içerisinde yapılmasıdır. Özellikle takım çalışmalarının başarısı bireylerin belirli bir sistem içerisinde hareket etmelerine bağlıdır. Bireysel başarılar için de sistematik olmak çok önemli.
Yönetim Bilimi, sistemleri ve yöntemleri sunmaktadır. Ancak ülkemizde bunların farkında olunmadığı her türlü uygulamada gözleniyor. Ülkemizde, yönetim biliminin şartlarını yerine getiren kaç yönetici vardır?
Çeşitli örnekler verilebilir. Örneğin, stratejik planlara uygun işler yapmak…
Stratejik planın yapılması yasal olarak şart (5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu). Kamu kurumları bu planları yapıyorlar. Rafa koyuyorlar. Hiçbir yönetici bu plana göre hareket etmiyor. Yönetimin gözden geçirme toplantılarında belirli aralıklarla değerlendiriliyor ve kamuya açık yayımlanıyor mu? Başlığında mali yönetim olması yanlış anlaşılıyor gibi…
Özel kuruluşlar stratejik planlarına daha çok uyarlar. Yaşayabilmeleri için şart. Ancak kamu kurumları da çok titizlikle uymak zorundalar. Çünkü onların uymaları ülkenin gelişmesi için şart. Kamu kurumları kazanç amaçlı değil. Verimlilik amaçlıdır. Gereksiz harcamalar vatandaşın kaliteli yaşamını etkiler. Bu nedenle maliyet etkili hareket ederek vatandaşa daha çok katma diğer sağlayacak uygulamalara olanak sağlamak zorundadırlar.
Stratejik plana göre sistematik yaklaşım nasıl olur? Strateji, bir amaca varmak için eylem birliği sağlama, düzenleme ve uygulama sanatıdır. “Amaç-Hedef-Faaliyet-Performans” Sistematiğiyle planlanır, uygulanır, kontrol edilir ve önlem alınır.
Amaç-Hedef-Faaliyet-Performans Sistematiği aşağıdaki şekilde yürütülür. Bir döngüdür.
Stratejik amaçlar belirlenir. Her amaca erişmek için kısa süreli hedefler konur. Bu hedeflerin yerine getirilebilmesi için hangi faaliyetleri yapmalıyım? Soruları sorulur.
Faaliyetler planlanır. Bu faaliyetleri nasıl gerçekleştireceğim? Sorusuna yanıt aranır. Bilimsel ve evrensel yöntemler belirlenir. Bu yöntemlerin uygulanması için plan yapılır. Planlamada faaliyetlerin başarılı olma şartları belirlenir
Bunun için 5N1K sistematik yaklaşımıyla prosedürler yazılır. Bu prosedürleri uygulamak için elimde ne var? Neye ihtiyacım var? Sorularına yanıt aranır (KZFT Analizi). Bu şekilde kaynaklar belirlenir.
Kaynakların şartları belirlenir. Kaynaklar için bütçe, eğitim, vb. ihtiyaçlar belirlenir.
Faaliyetler uygulanır.
Planlamada belirlenen faaliyetlerin başarılı olma şartlarına göre performans değerlendirilir (hedeflere erişim durumu). Faaliyetler sonlanınca hedeflenenlere erişilip erişilmediği değerlendirilir. Hedeflenen başarı yakalanamadıysa önlem alınır.
Planla-Uygula-Kontrol et-Önlem al (PUKÖ) döngüsüne göre sürekli iyileştirme yapılır. PUKÖ Döngüsü de sistematik yaklaşım araçlarındandır.
Sistematikliği sağlayan çeşitli yaklaşımlar vardır. Yasal yaklaşım, mantıksal yaklaşım, iş akışı yaklaşımı.
Yasal yaklaşımlara örnek yasalar veya kanunlardır. Yasalar hükümet tarafından düzen ve denetim sağlamak amacıyla yayınlanırlar. Temel amaç vatandaşın kaliteli yaşamasının sağlanmasıdır.
Vatandaş, kurum ve kuruluşlar için yasal yaklaşım sistematiği şöyledir: Konumuna göre yükümlü olduğu tüm yasal mevzuata göre plan yapar. Bu plana göre işlerini yürütür. Sürekli değerlendirir. Uygunsuzluk varsa giderir. Yasal mevzuatın hukuka, insan haklarına, etik ilkelere ve günümüz şartlarına uygunluk durumunu da değerlendirir. Önerilerini siyasi otoriteye bildirir. Diğer işleri yanında yasal yaklaşım her birey, kurum ve kuruluş için olmazsa olmaz uygulamadır.
Siyasi otorite için yasal yaklaşım sistematiği şöyledir: Demokrasilerde, kanun ve kanun ayarındaki düzenlemeler yapılsın diye vatandaş temsilcilerini seçer. Temsilciler, vatandaş için çıkardıkları bu yasal düzenlemeleri vatandaşa danışarak yayımlarlar.
Bunun için “Düzenleyici Etki Analizi” dokümanını inceleyin. Vatandaş olarak bu hakkınızı biliyor musunuz? Biliyorsanız kullanıyor musunuz? Kullandığınız zaman ilgili bakanlık size nasıl dönüyor? “Önerileriniz incelendi. Uygun bulundu. Bulunmadı” diye yanıt veriyor mu? Uygun bulunmadıysa gerekçesini açıklıyor mu?
Kanunlar ve ilgili düzenlemeler uygulanırken vatandaştan geribildirimler alınıyor mu? Bu geribildirimler değerlendirilip iyileştirmeler yapılıyor mu?
Her uygulama bir sistem içerisinde yürütülür. Sistem bütün olarak analiz edilip, her parçası sistematik olarak ele alınmadıkça takım çalışmalarında başarı yakalanamaz. Özellikle günümüzde çok önemli…
Kaç kurum veya kuruluş yukarıdaki sistematik yaklaşımları kullanmaktadır? Yanıtı çok az ise ülke ve vatandaş çıkarı gözetilmiyor demektir.
İyi bir hafta dileklerimle,
Sevgi ve Saygıyla kalın.
