Genellikle takım oluşturmak açısından sorun yaşayan topluluklarda süreç yönetimi ve proje yönetimi bilgi ve becerileri yaygın değil. Çünkü süreç yönetimi ve proje yönetimi ciddi şekilde takım temeline dayanıyor.

Süreç yönetimi ve proje yönetimi liseye başlamış bir öğrencinin bilmesi ve uyguluyor olması gereken iki yönetim. 

Ancak ülkemizde öğretimin her aşamasındaki eğiticilerin dahi bu alanlardaki bilgi ve becerilerinin yeterli olduğunu gösteren bir değerlendirme bulunmamakta.  

“Süreç” nedir diye sorulsa, yaygın olarak “geçen zaman” yanıtı alınır. Bu doğal. Ancak “süreç yönetimi” diye sorulunca genellikle kavramının net bilinmediği gözleniyor. 

“Proje yönetimi” nedir diye sorulsa, herhangi bir yerden hibe alınması için yapılır yanıtı alınır.

Yanıtlar bu yönetimlerin net olarak bilinmediğini gösteriyor.  

Süreç yönetimi yaşantımızın her yerindedir. Yapılan her uygulamada işi tüm etkileyenlerin özellikleri ve işten tüm etkilenenler dikkate alınır. İşin yöntemi belirlenir. Bu yönteme göre etkileyen ve etkilenenler tek tek değerlendirilir. Hedeflenen sonuç veya sonuçlara göre en etkili olacaklar seçilir. 

Bir işi neler etkiler? Öncelikle, seçilen yöntem ve bu yöntemin işin yapılacağı alanda uygulanma durumu. Uygulamanın başarılı olabilmesi için işi etkileyen insan kaynakları, kullanılan materyal, makine, vb. donanım, işin yapılacağı yerin uygunluğu, başarının değerlendirilmesi için ölçme-değerlendirme sistemi, vb. her şey dikkate alınır. İşin hedefleri ise işin sonuçlarından etkilenenlerin ihtiyaç ve beklentilerini karşılayacak şekilde saptanır.

Tüm bunların yerine getirilmesi için harcanacak bedel veya bütçe belirlenir. Bütçe ya kurum veya kuruluş tarafından karşılanır ya da hibe kurum veya kuruluşlarına başvurulur.

Bu şekilde belirli bir girdiye değer katarak ondan ürün veya hizmet üreten tüm faaliyetlerin toplamına süreç denir. Süreç yönetimi, süreci etkileyenlerin özelliklerinin en yüksek başarıyı sağlayacak şekilde planlanması, uygulanması, sürekli izlenmesi ve sürekli iyileştirilmesi alt süreçlerini kapsar. İyileştirmeler süreçten etkilenenlerin ihtiyaç ve beklentilerinin karşılanma durumuna göre yapılır.

Kendimizle ilgili işlerde süreç yönetimi kafamızın içerisindedir. Her işi belirli bir plana göre yaparız. İşi yaparken tüm faaliyetleri planlarız. Uygularız. Başarımızı değerlendirir. İstediğimiz başarıya erişemezsek nedenini araştırır ve başarılı olmak için önlemler alırız.

Ancak gruplarda bu yaklaşımı uygulayamayız. Çünkü bunun için bazı araçların bilinmesi ve uygulama becerilerinin kazanılmış olması gerekir. Bu araçlardan başında gelenler süreç ve proje yönetimidir.   

Ülke genelinde süreç ve proje yönetimi bilgi ve becerilerinin kazanılmamış ve uygulanmıyor olması çok sayıda soruna neden olmaktadır. Örneğin, büyük şirketlerin konkordato ilanlarının onlara hammadde sağlayan üreticileri etkileyeceği düşünülemiyor. Bu örnekte gözlendiği gibi uygulamaları etkileyenler ve uygulamadan etkilenenler bütün olarak değerlendirilmediği için çok sayıda aksaklık yaşanmakta.  Gazeteleri okur, medyayı dinler ve izlerseniz çok sayıda örnek var. 

Bunların yaşanmaması için eğitim ve öğretim sistemimizde müfredatta süreç yönetimi olmalı. Lise mezununda beceri gelişmiş olmalı.

Proje de bir süreçtir. İşin başlangıcı ve bitiş tarihi belirlidir. Çok sayıda alt süreçlerden oluşabilir. Projeler çok çeşitli amaçlarla hazırlanır. Bunlar; araştırma, geliştirme, iyileştirme, belirli bir ürün elde etmek, belirli bir süreci iyileştirmek, belirli bir hizmeti uygulamaya sokmak, vb. çok sayıda konuda olabilir. 

Ortak yönleri olsa da proje yönetimi ile iş süreçleri yönetimi arasındaki farklılıklar vardır. Proje geçici çalışmalarla belirli bir ürüne, hizmete veya sonuca odaklanır. Organizasyonun stratejisine paralel oluşturulan projeler organizasyonun hedeflerine erişmekte yardımcı olabilir. İş süreçleri günlük işleri destekler, organizasyonun hedeflerine ve taktiksel hedeflere erişimi sağlar. Bu farklılıkların yanında; her ikisinde de insanlar çalışır, her ikisinde de sınırlı kaynaklara özen gösterilir; her ikisi de planlanır, uygulanır ve kontrol edilir.   

Ancak ülkemizde şöyle bir anlayış var. Hibeye başvuracaksam proje yazarım. Bu yaklaşım kanımızı emen bir yaklaşım. Bu nedenle rastgele değerlendirmelere göre yürümeyi tercih ediyoruz.   

Yaşadığımız sorunlara hep durum kurtararak çözüm bulmaya çalışıyoruz. Takım çalışmasının, proje ve süreç yönetimlerinin olmazsa olmaz uygulamalar olduğu farkına varılmadıkça, varlığımızı borçlu olduğumuz  “Atatürk’ün izindeyiz” ifadesi anlam kazanmıyor.

İyi bir hafta dileklerimle,  

Sevgi ve Saygıyla kalın.