Kalite yönetimi sistemini yapılandırmanın ticari olduğunu düşünenler var. Bu yaklaşım uygun değil. 

Evet, kalite standartları uluslararası organizasyonun koordinasyonuyla oluşturulur ve basılıp yayımlanır. Bu durum küresel boyutta ticari ihtiyaçtan doğdu. Kuruluşlar rekabet amacıyla ISO Standartlarını referans alarak belge alıyorlar. Ancak kurum veya kuruluşlar başarılı olabilmek bu standartları referans alabilir. Bu da rekabet ortamında başarılı olmayı sağlar.

Bu standardların şartlarını sağlamaya çalışan kurum ya da kuruluşlar diğerlerine göre daha etkili ve verimlidirler. Dolayısıyla bu kırılgan ortamda sorunların ne olduğuna karar vererek hızla önlem alabilirler. Böylece başarılı kuruluşlar veya kurumlar arasında sayılabilirler. 

Bazı kişilerden şu ifadeleri duyabilirsiniz? Biz kalite sistem belgesi aldık. Hiç yararı olmadı. Bazıları da şu kurum kalite sistem belgesi aldı, hiç fark edilmiyor. Eğer kurum “mış” gibi aldıysa bu sonuçlar çıkarılır.

“mış” gibi belge almak şöyle oluyor. Bir kişi veya birkaç kişi kalite ile ilgili çalışıyor. Diğerleri hiç ilgilenmiyor. Standart şartları sadece doküman hazırlamakla kısıtlı kalıyor. Dolayısıyla bu tür kurum veya kuruluşlarda kalite kültürü yerleşmemiş oluyor.

Diğer yaklaşım da şöyle: “Ben kaliteden anlamam” ifadelerinin fazlalığı. Kalite işini doğru yapmak, zamanında yapmak ve işin sonucundan yararlananları mutlu etmektir. İş yapan herkes işin başarısından sorumludur. Neden kaliteden anlamam ifadesi kullanıldığının açıklanması zordur.  

Maalesef ülkemizde kalite kültürü çok yaygınlaşmış değildir. Kimse bir seferde iş bitirilmediği zaman üzüntü duymuyor. “Aaaa öyle mi olmuş tekrar arayıverin.” İçerikte hata varsa da sorun görmüyor. “Yanlış mı yazmışım, hemen alıp düzeltip tekrar yazayım.” “Aylardır toprak içerisinde yaşanır, ne yapalım taşeronlar sorun yaşattı.” Diye yorum yapılabilir. Zaman kaybı ve psikolojik hasarlar sorun olarak görülmüyor.

Gerek iş yeri gerek sosyal ortam olsun o ortamdaki kaliteden ortamda yaşayan herkes sorumludur. 

Kusurlardan veya başarısızlıklardan korunmak için o toplumda sürekli iyileştirme yaklaşımı benimsenmeli ve yaygınlaşmalı.

Sürekli iyileştirme yaklaşımının yerleşmesi için iyileştirmelerin nasıl yapılacağı konusunda bilgi ve beceri kazanılmalıdır. 

İyileştirmeler nasıl yapılır? Kalite sistemi yönetimiyle ilgilenenler bilirler. Çok sayıda kalite aracı vardır. Bu kalite araçlarını kişi kendi yaşamında ve işte kullanabilir.  

Bunlardan birisi planla-uygula-kontrol et ve önlem al (PUKÖ) aşamalarıdır. Evde yemek yapmaktan başlamak üzere her uygulamada bu yaklaşım önemli. Gelecek planlanmasında önemli. 

PUKÖ Döngüsünün “kontrol et” aşaması planlama aşamasında planlanır. Ancak birçok kurum ya da kuruluşta bu aşama düşünülmez. Sadece nasıl uygulanacağı planlanır. Kontrol aşaması uygulama sırasında planlı olarak yürütülmediğinden ölçümler yapılmaz. Böyle olunca da önlem alma aşamasında kulaktan dolma söylentilerle kararlar alınır.  

Düzeltmeye nereden başlamalıyım? Büyük yanlışlar yapılmaması veya büyük başarısızlıklar yaşanmaması için hangi alanlarda önlem almalıyım? Sorularının yanıtlarının bulunmasında en yararlı aracın “kök neden analizi” olduğunu paylaşmak istedim.  

Amerikan Kalite Derneğinin (American Society for Quality-ASQ) yayınlarında bu konu çok güzel anlatılıyor. Güzel olmasının nedeni uygulanması kolay.

Sunucu “Nereden başlamalıyım?” Sorusunu şöyle yanıtlıyor. Her kurum veya kuruluşun operasyonel süreçleri vardır. Her operasyonda çeşitli ekipmanlar kullanılır. Operasyonda kullanılan ekipman arızaları kurumu başarısız gösterir. İtibarını zedeler. Ekipmanın arıza nedenlerinin araştırılmasından sonra çoğunlukla insan hatasından kaynaklandığını gözlersiniz. 

Operasyon süreçlerinde müşteri veya yararlananlarla sürekli iletişim içerisinde çalışanlar vardır. Bunlara operasyon çalışanları denir. Operasyon çalışanlarının neden olduğu aksaklıklar kurumun başarısını etkiler. Dış görünüşünü zedeler.

Ekipman veya çalışan için aksaklık nedeni geriye doğru “niçin” ile başlayan sorularla araştırılır. Beşinci “niçin” çoğunlukla sorunun nedenini bulmanızı sağlar. Dolayısıyla sorunun kökünü bulursunuz. Kök çoğunlukla insandan kaynaklanır. Özellikle de yönetici poziyonundakinden… Çünkü hem çalışan hem de ekipman yöneticinin kararıyla alınır ve ilgili yerlere yerleştirilir. 

Bu durumda “insana göre iş değil işe göre insan alınması” şartı her zaman dikkate alınmalıdır.   

İyi bir hafta dileklerimle,  

Sevgi ve Saygıyla kalın.