Çalıştığınız iş yerinin kalite politikasını, ilke veya değerleri yazılı varsa inceleyiniz. Yazılanların ne kadarının yerine getirilip getirilmediğini sorgulayınız. Bu sorgulama sırasında gülümsüyor ve evet bu yazılanlar gerçek hayatta da gerçekleştiriliyor diye düşünüyorsanız, kurumunuz ya da kuruluşunuz ilk sınavından iyi not aldı demektir.
Yukarıda yazdığım için “sübjektif bir değerlendirme, ölçmeden olmaz” diyenler olacak. Evet, ölçme-değerlendirme sonuçlarının da görülmesi gerekir. Zaten ilk sınavından geçti diye yazmamın nedeni, henüz tamamlanmamış bir değerlendirme olduğundandır.
Vurgulamak istediğim, kurum veya kuruluşla ilgili ilk duygulardır. Hepimiz insanız ve duygularımız var. Özellikle okuyan, körü körüne inanmayan bir insan iseniz bu bahsettiğimi dikkate almanız gerekiyor.
Kalite politikası, değerler ve ilkeler okunduktan sonra bakılacak ikinci yer, kurumun ölçme-değerlendirme raporlarıdır. Bu raporlarda; kalite politikasında, değerler ve ilkeler başlığında, yazılanların ne kadar gerçekleştirildiğini veya gerçekleştirilmekte olduğu anlaşılır.
Örneğin, “zamanında olmak, erişilebilir olmak, içeriğin izlenebilir olması” gibi birkaç temel kalite ilkesi konusunda kurumun durumu değerlendirilebilir.
“Zamanında olmak”: Her kurum veya kuruluşta süreç analizlerinde her işin başlayış-bitiş süreleri belirlenir. Yazılı olması birinci basamak; ancak işlerin belirlenen sürelerde gerçekleşmediği kontrol edilmedikçe, yazmanın yararı yoktur. Şu sorulara yanıt evet ise bu ilke veya değere uyum sağlanıyor demektir. Belirlenen bu sürelerin sürekli ölçüldüğü bir sistem var mıdır? Belirli aralıklarla bu sürelere uyum değerlendiriliyor mu? Değerlendiriliyorsa uymayan süreler için kök-neden analizi yapılıyor mu? Kök-neden analizine göre iyileştirme faaliyeti düzenleniyor mu? Bu iyileştirme faaliyetinin sonuçları değerlendiriliyor mu?
“Erişilebilir olmak”: “Şunu yaptım.” diyorsanız kanıtına erişilebilmelidir. Neyin, nasıl, nerede, ne zaman, ne ile ve kim tarafından yapıldığı kanıtlanmalıdır. Süreç (proses) temelli yaklaşım şöyle: Üretimde, ana süreç, hammaddeyi alıp ürün haline getirmektir. Hizmette, hizmet bekleyen canlı girer ve hizmeti almış canlı çıkar. Girdi ve çıktı arasında çeşitli faaliyetler gerçekleştirilir. Bu faaliyetlerin hepsi katma değer yaratır. Süreç faaliyetlerinde kullanılan her şey sürecin girdileridir. Onların da katma değer yaratması beklenir. Süreç ile ilgili her şey yazılı dosyalarda tutulur. Her dosya kanıttır ve bunlar erişilebilir olmalıdır. Dosya listesi üzerinden her bir dosya kolayca bulunabiliyorsa erişilebilirlik ilkesinin yerine getirildiğine karar verilir.
“İçeriğin izlenebilir olması”: Erişilebilir de, içerikleri izlenebilir mi? Sorusunun yanıtı olumlu olmalıdır. İçeriğin izlenebilirliği, erişilebilen dosyalardaki metinler veya açıklamalar okunurken metindeki bilgilerin hangi dosyada olduğu veya hangi açıklamaya dayandırıldığı yazılı olmalıdır.
Çeşitli kurum ve kuruluşlara belirli alanlarda akreditasyon ve kalite değerlendiricisi olarak gitmekteyim. Aynı zamanda yurt dışında çeşitli uygulamaları gözlemlemekteyim. Bu bağlamda ülkemizde yaygın olan tutum ve davranışlar yukarıdaki ilkelerin çok az yerleşmiş olduğunu göstermekte…
Bu yazdıklarım yönetimin alfabesi. Bu ilkelere uyum, bundan sonrakiler için temel oluşturuyor. Temeli sağlam olmayan bir konut yıkılır. Yönetim de böyle. Belirli ilkelerin tam olarak yerleştirilmesi gerekli.
Yerleştirmek sadece yazıya dökmek değildir. Dosyaların raflarda ya da Web Sitelerinde bulunması değildir. Yazılanlar nasıl yerine getiriliyor? Ölçülüyor mu? Değerlendiriliyor mu? Değerlendirme sonuçlarına göre önlem alınıyor mu? Bunlar sürekli mi?
Son sorulara açıklayıcı yanıtları bulunmayan kurum ve kuruluşların kalite politikası ve ilke veya değerlerine uyumu sorgulanmalı…
İyi bir hafta diliyorum.
Sevgi ve Saygıyla kalın.
