Kalite sisteminde dokümantasyon önemli yer tutar. ISO 9001 Kalite Sistem Standardı dokümantasyonunda bir hiyerarşi vardır. 2015 versiyonunda adlandırmada değişiklik yapıldı. Dokümanların hiyerarşik sırada olması beklenmiyor. “Dokümante edilmiş bilgi” kavramı getirildi. Şart olmasa da dokümantasyon hiyerarşisi yine önemlidir. Çünkü bu hiyerarşi mantıksal ve iş akışı sırasına göredir.

       Mantıksal sıra şöyle: Önce işin nasıl yapılması gerektiği öğrenilir. Bunun için evrensel yöntemler bulunur (Yöntem). En iyi uygulama saptanır. Dolayısıyla yöntem belirlenir. Sonra bu yönteme göre kendi koşullarımızda neyin, niçin, ne zaman, nerede, nasıl ve kim tarafından yapılacağı basamakları yazılır (Prosedür). İşler bu maddelere göre uygulanır. Bu basamaklar açıklayıcı olmalıdır. Nasıl kontrol edileceği de yazılır. Bazı uygulamalar vardır ki hat çalışanına kısa komutlarla açıklayıcı bilgiler yazılır. “Aç”, “getir” gibi (Talimat). Uygulama sırasında kontroller yapılır. Bunlar kaydedilir. Sürekli gelişme için kullanılır. Bir de işle ilgili sonuç veya ürün kayıtları tutulur (Kayıt). Hepsi kanıt niteliğinde dokümanlardır.

       Dokümantasyonda mantıksal sıra ile iş akışı sırası hemen hemen aynıdır. Yöntem, prosedür ve talimat ile kayıt.

       Dokümanlar önemli kanıtlardır. Kalite sistem yaklaşımı “izlenebilirliği” ve “erişebilirliği” temel alır. Yöntemler çoğunlukla dış kaynaklardır. Süreç yöneticisinin bilgi ve yetkinlik düzeyini gösterir. Prosedür de süreç yöneticisi tarafından tüm süreç uygulayıcılarının katkılarıyla hazırlanır. Gerçek hayattaki uygulayıcıların da deneyimden kaynaklanan görüşleri uygulamada önemlidir. Talimatlar sadece kullanıcılar için yazılır.

       Talimatları uygulayanlardan yöntem, prosedür hakkında, kısa eğitim yapılsa da, derin bilgi beklenmez. “Yap, et”, “kullan”, “at”, “düğmeye bas”, vb. emir cümlelerini yerine getirmeleri beklenir.

       Bu bilgiler ışığında “Çoğunlukla hangi dokümana odaklıyız?” sorusunu son yıllarda çok soruyorum. “Talimatlara odaklıyız” yanıtını vermekten derin kaygı duyuyor olsam da maalesef böyleyiz.

       Yüksek teknolojiden bahsediyoruz. İleri teknoloji üretimi için hibe programları duyuruluyor. Bunlara başvurular çok az. Fikir sahibi olunsa da ileri teknoloji üretecek bilgi ve yetkinlikte insan kaynağı bulunmadığı için çok zorlayıcı. Çoğunluğa bakılınca sadece ne denirse yapmaya alışmış insanlar var. Okumayı sevmiyor. Kendisine ne denirse inanıyor. Sorgulama özelliği olmadığı için öğrendiği yanlış ise onun yanlış olduğunun bilincinde değil. Bilmediğini de bilmiyor. Öğrenme ve üretme alışkanlığını kaybetmiş olan veya kaybetmekte olan çoğunlukla ileri teknoloji üretilebilir mi?

       Ülkenin geleceği birkaç kişininin yap, et, komutuna bırakılır mı?

       Üretmek için dokümantasyon hiyerarşisi iyi bilinmeli. Bırakalım yalnız talimatlara odaklı olmayı, yöntem üretmeye çalışmalıyız. Başlangıçta sorun varsa, devamı nasıl getirilir?   

       Tam sorgulama zamanı…

       İyi bir hafta dileklerimle,

       Sevgi ve Saygıyla kalın.